Ochrana osobných údajov

Zásady spracovania a ochrany osobných údajov firmou Rellox s.r.o.

Spoločnosť Rellox s.r.o., IČO 27140130, so sídlom v Prahe (spoločnosť je zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, oddiel C, vložka 99306), vyhlasuje, že zhromažďuje a spracováva osobné údaje v súlade s platnými právnymi predpismi ČR a EU, najmä v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb v súvislosti so spracovaním osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov a o zrušení smernice 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov).

Všetky osobné údaje sú spracované zákonným a transparentným spôsobom a sú vyžadované iba primerané, relevantné a nevyhnutné údaje vo vzťahu k účelu spracovania.

I. PREČO RELLOX ZHROMAŽĎUJE A SPRACOVÁVA OSOBNÉ ÚDAJE (OÚ)?

Spoločnosť Rellox s.r.o. zhromažďuje a spracováva OÚ v súvislosti s predmetom podnikania, čím sa rozumie najmä sprostredkovanie kúpy a predaja nehnuteľností v zahraničí a poskytovanie súvisiacich služieb (Výroba, obchod a služby neuvedené v prílohách 1 až 3 živnostenského zákona). Rellox je oprávnený/povinný spracovávať OÚ z nasledujúcich dôvodov:

• spracovanie je nevyhnutné na splnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je subjekt údajov,
• spracovanie je nevyhnutné pre splnenie právnej povinnosti, ktorá sa na Rellox vzťahuje,
• spracovanie je nevyhnutné na účely oprávnených záujmov Relloxu,
• subjekt údajov udelila súhlas so spracovaním svojich OÚ na jeden alebo viac konkrétnych účelov

II. ROZSAH SPRACOVÁVANÝCH OSOBNÝCH ÚDAJOV

V súvislosti s činnosťou spoločnosti Rellox (ďalej aj „Rellox“) a s ohľadom k účelu spracovania OÚ, kategóriu dotknutých OÚ, kategóriu príjemcov OÚ a k dobe spracovania OÚ, rozlišuje Rellox nižšie špecifikované osoby / subjekty údajov, ktorých osobné údaje sú spoločnosťou Rellox zhromažďované a ďalej spracovávané. Ku každému subjektu údajov Rellox uvádza relevantné informácie z hľadiska spracovania osobných údajov.

II.I. Klient Zmluvná strana

Klientom „Zmluvná Strana“ sa rozumie osoba, ktorá prostredníctvom Relloxu realizovala, realizuje, či sa chystá realizovať obchodný prípad, napr. kúpa či predaj nehnuteľnosti.

Účel spracovania OÚ:

• Úspešné dokončenie obchodnej transakcie (napr. kúpa/predaj nehnuteľnosti),
• Uzavretie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je subjekt údajov,
• Splnenie právnych povinností, napr. vklad do katastra nehnuteľností, úhrada zákonných poplatkov a pod.
• Evidencia zmluvných a súvisiacich dokumentov po dobu potrebnú na ochranu účastníkov zmluvných vzťahov, napr. z dôvodov reklamačných, nájomných záväzkov a pod.
• Spracovanie ďalších obchodných ponúk a ich zasielanie Klientovi „Zmluvná strana“.

Kategórie dotknutých OÚ

• Meno a priezvisko
• Dátum narodenia
• Trvalé bydlisko
• Kontaktná adresa
• Kontaktné tel. číslo
• Kontaktná e-mail adresa
• Číslo pasu
• Prípadne ďalšie OÚ potrebné na účely spracovania

Kategória príjemcov OÚ:

• Zamestnanci a osoby poverené Správcom OÚ, ktorí OÚ potrebujú na naplnenie účelu spracovania.
• Obchodný partner spoločnosti Rellox, napr. predávajúci/kupujúci nehnuteľnosti, resp. zástupca strany predávajúci/kupujúci a pod.
• Advokátska kancelária.
• Notár.
• Štátne úrady a orgány, napr. katastrálny úrad a pod.
• Správca nehnuteľnosti.
• Spoločnosť organizujúca prenájom nehnuteľnosti.
• Daňový poradca.
• Hypotekárny poradca.
• Poskytovatelia IT služieb.
• Prípadne ďalšie osoby relevantné na účely spracovania OÚ.

Doba spracovávania OÚ

Rellox je oprávnený poskytnuté OÚ Klienta „Zmluvná Strana“ spracovávať po dobu nutnú pre ochranu účastníkov zmluvných vzťahov.

Konkrétnym dátumom výmazu OÚ z databázy firmy Rellox sa rozumie 24. máj roku nasledujúceho po uplynutí 10 rokov od realizácie obchodného prípadu.

V prípade, že súčasne s realizáciou „hlavného“ obchodného prípadu sú uzatvárané ďalšie zmluvy (napr. nájomná zmluva), ktorých plnenie pokračuje po 24. máji roku nasledujúceho po uplynutí 10 rokov od realizácie „hlavného“ obchodného prípadu, Rellox je oprávnený spracovávať OÚ Klienta „Zmluvná strana“ po dobu 5 rokov po ukončení týchto zmlúv.

II.II. Klient Záujemca

Klientom „Záujemca“ sa rozumie osoba, ktorá prejavila záujem prostredníctvom Relloxu realizovať obchodný prípad, napr. kúpa či predaj nehnuteľnosti. Spravidla sa jedná o osoby, ktoré dopytujú viac informácií o nehnuteľnostiach, podmienkach transakcie a o službách firmy Rellox. Tiež sa jedná o osoby, ktoré dopytujú u Relloxu sprostredkovanie prehliadky nehnuteľnosti a sprostredkovanie rokovaní s budúcou zmluvnou protistranou.

Účel spracovania OÚ Záujemcu:

• Spracovanie obchodných ponúk a ich zasielanie Záujemcovi.
• Príprava informačných podkladov k nehnuteľnosti, realitnému trhu, podmienkam transakcie a pod.
• Zaistenie a organizácia osobných prehliadok nehnuteľnosti.
• Sprostredkovanie kontaktu s budúcou zmluvnou protistranou alebo ich zástupcom.
• Sprostredkovanie kontaktu s ďalšími osobami, ktoré sú podstatné pre rozhodnutie Záujemcu o prípadnej budúcej realizácii obchodného prípadu (napr. advokát, daňový poradca a pod.).
• Ďalšie činnosti najmä na základe aktívnej požiadavky Záujemcu.

Kategórie dotknutých OÚ:

• Meno a priezvisko.
• Kontaktné tel. číslo.
• Kontaktná e-mail adresa.

Pozn.: V niektorých prípadoch, keď Záujemca prejaví záujem o prehliadku nehnuteľnosti či osobnú schôdzku so zástupcom budúcej zmluvnej protistrany, požaduje firma Rellox po Klientovi Záujemcovi podpis tzv. Záujmového listu, ktorý špecifikuje čas, miesto a podmienky prehliadky, resp. schôdzky. Súčasťou Záujmového listu sú nasledujúce OÚ dotknutej osoby:

• Meno a priezvisko.
• Dátum narodenia.
• Trvalé bydlisko.
• Kontaktná adresa.
• Kontaktné tel. číslo.
• Kontaktná e-mail adresa.

Kategória príjemcov OÚ:

• Zamestnanci a osoby poverené Správcom OÚ, ktorí OÚ potrebujú na naplnenie účelu spracovania.
• Obchodný partner spoločnosti Rellox, napr. predávajúci/kupujúci nehnuteľnosti, resp. zástupca strany predávajúci/kupujúci a pod.
• Spoločnosť organizujúca prenájom predmetnej nehnuteľnosti.
• Advokátska kancelária.
• Notár.
• Daňový poradca.
• Hypotekárny poradca.
• Poskytovatelia IT služieb.
• Prípadne ďalšie osoby relevantné na účely spracovania OÚ.

Doba spracovávania OÚ

Rellox je oprávnený poskytnuté osobné údaje Záujemcu spracovávať po dobu, kedy je možné predpokladať záujem Záujemcu o spoluprácu so spoločnosťou Rellox. Táto doba je stanovená na 10 rokov odo dňa prejavenia záujmu o spoluprácu zo strany Záujemcu.

V prípade Záujemcu, ktorý prostredníctvom Relloxu absolvoval (osobne či menovaným zástupcom) prehliadku nehnuteľnosti či osobné stretnutie so zástupcom potenciálnej zmluvnej protistrany, je doba spracovania OÚ stanovená na dobu 10 rokov od dátumu prehliadky, resp. schôdzky.

Konkrétnym dátumom výmazu OÚ z databázy firmy Rellox sa rozumie 24. máj roku nasledujúceho po uplynutí 10 rokov od vyššie špecifikovaného dňa.

II.III. Odberateľ e-mailového newsletteru

„Odberateľom“ e-mailového newslettera sa rozumie osoba, ktorá sa aktívne prihlásila k odberu e-mailového newslettera spoločnosti Rellox.

Plné znenie súhlasu s odberom newsletteru a so spracovaním osobných údajov nájdete TU.

Účel spracovania OÚ:

• Zasielanie obchodných ponúk spoločnosti Rellox.

Kategórie dotknutých OÚ:

• E-mailová adresa subjektu údajov.

Kategória príjemcov OÚ:

• Zamestnanci a osoby poverené Správcom OÚ, ktorí OÚ potrebujú na naplnenie účelu spracovania.
• Poskytovatelia IT služieb.

Doba spracovávania OÚ

Rellox je oprávnený poskytnuté osobné údaje o Odberateľovi e-mailového newslettera spracovávať po dobu 10 rokov od registrácie Odberateľa, respektíve od jeho posledného udelenia súhlasu s odberom e-mailového newslettera.

Konkrétnym dátumom výmazu OÚ z databázy firmy Rellox sa rozumie 24. máj roku nasledujúceho po uplynutí 10 rokov od registrácie Odberateľa, respektíve od jeho posledného udelenia súhlasu s odberom e-mailového newslettera.

Odberateľ e-mailového newslettera má právo svoj súhlas s odberom newslettera a so spracovaním osobných údajov kedykoľvek odvolať formou kliknutia na odhlasovací odkaz obsiahnutý v každom newsletteri.

II.IV. Návštevník webových stránok spoločnosti Rellox

Spoločnosť Rellox na svojich webových stránkach nezhromažďuje žiadne osobné údaje, okrem krátkych textových súborov vytváraných webovým serverom, tzv. cookies. Viac informácií o cookies nájdete v sekcii Právne ustanovenia. Osobné údaje poskytované subjektom údajov prostredníctvom webových dopytových a kontaktných formulárov sú z hľadiska ochrany a spracovania OÚ riešené TU.

II.V. Zamestnanci, spolupracovníci, uchádzači o zamestnanie

Zamestnancami sa rozumejú osoby, ktoré vykonávajú pre Rellox činnosť na základe pracovnoprávneho vzťahu (pracovný pomer, dohoda).

Spolupracovníkmi sa rozumejú osoby, ktoré pre Rellox vykonávajú činnosť na základe iného právneho vzťahu, napr. na základe zmluvy o vytvorení autorského diela a pod.

Uchádzači o zamestnanie sa rozumejú osoby, ktoré poskytli Relloxu svoje OÚ pre účely vyhodnotenia vhodnosti pre pracovnú pozíciu v Relloxe.

Účel spracovania OÚ: *)

• Uzavretie pracovnej zmluvy, či inej zmluvy/dohody, zmluvy o vytvorení autorského diela a pod.
• Výplata mzdy/odmeny.
• Odvod zákonom stanovených daní a poplatkov.
• Ďalšie zákonom stanovené povinnosti Relloxu vo vzťahu k zamestnancom a spolupracovníkom.

Kategória dotknutých OÚ: *)

• Meno a priezvisko.
• Dátum narodenia.
• Rodné číslo.
• Trvalé bydlisko.
• Kontaktná adresa.
• Kontaktné tel. číslo.
• Kontaktná e-mail adresa.
• Bankové spojenie.
• Prípadne ďalšie OÚ potrebné na naplnenie účelov spracovania OÚ.

Kategória príjemcov OÚ: *)

• Zamestnanci a osoby poverené Správcom OÚ, ktorí OÚ potrebujú k naplneniu účelu spracovania.
• Externý spracovateľ účtovných služieb.
• Advokátska kancelária.
• Poskytovatelia IT služieb
• Štátne orgány a inštitúcie

Doba spracovávania OÚ: *)

Rellox je povinný poskytnuté osobné údaje o Zamestnancoch a spolupracovníkoch spracovávať po dobu trvania pracovnej zmluvy či inej zmluvy o vykonávanej činnosti, napr. DPP a pod. a následne po dobu stanovenú zákonom po ukončení zmluvy.

*) Uvedené údaje sa týkajú iba zamestnancov a spolupracovníkov

Uchádzači o zamestnanie

V prípade uchádzačov o zamestnanie či o spolupráci, zhromažďuje a spracováva Rellox iba OÚ, ktoré uchádzač o zamestnanie dobrovoľne poskytol Relloxu (spravidla formou životopisu). Rellox spracováva OÚ niektorých uchádzačov o zamestnanie po dobu 3 rokov od dátumu ich doručenia Relloxu za účelom prípadného budúceho kontaktu.

Konkrétnym dátumom výmazu OÚ z databázy firmy Rellox sa rozumie 24. máj roku nasledujúceho po uplynutí 3 rokov od poskytnutia údajov.

Osobné údaje sú určené iba pre zamestnancov a osoby poverené Správcom OÚ, ktorí OÚ potrebujú k naplneniu účelu spracovania.

III. SPRÁVCA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Správcom OÚ je spoločnosť Rellox s.r.o., IČO 27140130, so sídlom v Prahe, zapísaná v obchodnom registri vedenom Mestským súdom v Prahe, oddiel C, vložka 99306.

IV. BEZPEČNOSŤ A NAKLADANIE S OSOBNÝMI ÚDAJMI

Rellox zhromažďuje a spracováva informácie a dokumenty obsahujúce OÚ v listinnej a elektronickej podobe. Prístup k OÚ majú výhradne osoby poverené. Rellox nakladá s osobnými údajmi tak, aby bolo zaistené zabezpečenie OÚ pred neoprávneným či protiprávnym spracovaním a pred stratou, zničením a poškodením.

Spoločnosť Rellox prijala internú bezpečnostnú smernicu a smernicu o ochrane osobných údajov. Účelom smernice o ochrane OÚ je definovať a aktualizovať pravidlá spracovania OÚ v spoločnosti podľa článku 32 GDPR a upraviť práva subjektu údajov na prístup k osobným údajom v zmysle článku 15 GDPR a ohlasovania prípadov porušenia zabezpečenia OÚ v zmysle článkov 33 a 34 GDPR.

V. SPRACOVATELIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

Osobné údaje spracováva priamo Správca (spoločnosť Rellox). Správca môže spracovaním OÚ poveriť iný subjekt, napr. poskytovateľa IT služieb, advokátskej kancelárie, účtovníkov a pod. Správca si vyberá takých spracovateľov a dojednáva s nimi také podmienky, aby bola zabezpečená ochrana práv subjektu údajov. Správca sa prizvaním spracovateľa nezbavuje zodpovednosti za spracovanie OÚ.

VI. PREDÁVANIE OÚ DO ZAHRANIČÍ

V rámci členských štátov EÚ a EHP nemôže byť voľný pohyb OÚ obmedzovaný.

VII. INFORMAČNÁ POVINNOSŤ SPRÁVCU A PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJOV

Subjekt údajov (osoba, ktorej OÚ firma Rellox zhromažďuje a spracováva) má právo na to byť správcom informovaný o spracovaní svojich osobných údajov. Subjekty údajov majú právo na:

a) právo na prístup k osobným údajom;
b) právo na opravu;
c) právo na výmaz („právo byť zabudnutý“);
d) právo na obmedzenie spracovania údajov;
e) právo namietať proti spracovaniu; a
f) právo podať sťažnosť na spracovanie osobných údajov.

Právo na prístup znamená, že si subjekt údajov môže požiadať o potvrdenie od správcu, či osobné údaje, ktoré sa týkajú subjektu, sú alebo nie sú spracovávané, a ak sú, potom na aké účely, v akom rozsahu, komu sú sprístupnené, ako dlho budú spracovávané, či má subjekt právo na opravu, výmaz, obmedzenie spracovania alebo vzniesť námietku, odkiaľ správca osobné údaje získal a či dochádza na základe spracovania OÚ k automatickému rozhodovaniu, vrátane prípadného profilovania. Subjekt údajov má právo získať kópiu svojich OÚ, pričom prvé poskytnutie je bezplatné, za ďalšie poskytnutie potom môže správca požadovať primeranú úhradu administratívnych nákladov.

Právo na opravu znamená, že subjekt údajov môže kedykoľvek požiadať správcu o opravu alebo doplnenie OÚ, ak by boli nepresné alebo neúplné.

Právo na výmaz znamená, že správca musí vymazať OÚ pokiaľ (i) už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované, (ii) spracovanie je protiprávne, (iii) subjekt údajov vznesie námietky proti spracovaniu a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody pre spracovanie, alebo (iv) to ukladá správcovi zákonná povinnosť.

Právo na obmedzenie spracovania znamená, že pokiaľ správca nevyrieši akékoľvek sporné otázky týkajúce sa spracovania OÚ subjektu údajov, správca musí obmedziť spracovanie OÚ subjektu údajov tak, že tieto môže mať iba uložené a prípadne ich môže použiť z dôvodu určenia, výkonu alebo obhajoby právnych nárokov.

Právo vzniesť námietku znamená, že subjekt údajov môže vzniesť námietku proti spracovaniu OÚ, ktoré správca spracováva na účely priameho marketingu alebo z dôvodu oprávneného záujmu. Pokiaľ subjekt vznesie námietku proti spracovaniu na účely priameho marketingu, nebudú už OÚ subjektu údajov na tieto účely spracovávané.

Všetky práva môže subjekt údajov uplatniť tak, že kontaktuje firmu Rellox na e-mailovej adrese info@rellox.sk. Sťažnosť je možné podať na dozornom úrade, ktorým je Úrad pre ochranu osobných údajov (www.uoou.cz).

Tieto zásady spracovania a ochrany osobných údajov firmou Rellox s.r.o. sú účinné od 25. mája 2018.